Lorsqu’une entreprise se développe, ses besoins peuvent évoluer très rapidement. Une équipe de trois personnes peut accueillir de nouveaux collaborateurs quelques mois plus tard, lancer une nouvelle activité ou avoir besoin de davantage d’espace pour recevoir ses clients.
Dans ce contexte, les bureaux traditionnels ne sont pas toujours les plus simples à gérer. Entre la recherche des locaux, l’aménagement, le mobilier et les engagements à long terme, changer de bureau peut rapidement devenir un projet à part entière.
Les bureaux flexibles proposent une autre approche : disposer d’un environnement professionnel tout en conservant davantage de liberté pour accompagner l’évolution de son entreprise.
Adapter facilement son espace à la taille de son équipe
L’un des principaux avantages d’un bureau flexible est sa capacité à suivre l’évolution des effectifs.
Une petite entreprise n’a pas nécessairement besoin de prévoir dès le départ un espace suffisamment grand pour accueillir les collaborateurs qu’elle espère recruter dans 2 ou 3 ans.
Elle peut commencer avec un bureau adapté à son équipe actuelle puis faire évoluer son organisation progressivement.
Par exemple, une entreprise peut :
- Commencer avec un bureau pour 2 personnes ;
- Accueillir un 3e collaborateur dans quelques mois plus tard ;
- Ajouter ponctuellement un post en coworking en cas de besoin ;
- Puis passer dans un bureau plus grand lorsque l’équipe se développe réellement.
Cette organisation permet d’éviter de payer pendant plusieurs mois pour des mètres carrés inutilisés.
Éviter les engagements trop importants au démarrage
Signer un bail traditionnel représente un engagement important, particulièrement pour une jeune entreprise.
Au moment de son lancement, il est parfois difficile de prévoir précisément :
- La croissance du chiffre d’affaires ;
- Le nombre de recrutements ;
- L’évolution de l’activité ;
- Les besoins futurs en espace ;
- L’organisation de l’équipe entre bureau et télétravail.
Choisir une solution plus flexible permet de limiter certains de ces engagements.
L’entreprise conserve ainsi davantage de liberté pour adapter ses locaux à sa situation réelle plutôt qu’à des prévisions qui peuvent rapidement évoluer.
Des bureaux prêts à travailler
Trouver un local ne représente qu’une partie du travail nécessaire pour installer une entreprise.
Il faut ensuite généralement penser au mobilier, à la connexion internet, aux équipements, aux espaces communs et à de nombreux détails pratiques.
Un bureau flexible est généralement proposé déjà équipé et prêt à être utilisé.
Selon les espaces, l’entreprise peut notamment bénéficier de :
- Bureaux et chaises ;
- Armoire fermable à clé ;
- Connexion internet ;
- Espaces communs ;
- Salles de réunion ;
- Cuisine ou espace café.
Les collaborateurs peuvent donc s’installer rapidement sans attendre plusieurs semaines pour aménager leurs nouveaux locaux.
Maîtriser plus facilement les coûts
La croissance d’une entreprise entraîne naturellement de nouvelles dépenses. Les locaux ne doivent pas devenir une source de coûts disproportionnée.
Avec un bureau traditionnel, plusieurs dépenses peuvent venir s’ajouter au loyer :
| Bureau traditionnel | Bureau flexible |
| Mobilier à acheter | Mobilier généralement disponible gratuitement |
| Installation Internet | Connexion généralement incluse gratuitement |
| Aménagement des locaux | Locaux prêts à travailler |
| Entretien à organiser | Entretien intégré au coût |
| Salle de réunion à aménager | Possibilité d’utiliser des salles partagées |
| Surface prévue à l’avance | Espace adaptable selon les besoins |
Les offres varient évidemment d’un prestataire à l’autre. Il reste donc important de vérifier précisément les services compris dans le tarif.
Chez Colors par exemple, vous avez accès à tous les avantages listés ci-dessus pour un tarif de 199€ par mois.
Cette organisation peut donc rendre les dépenses liées aux locaux plus simples à anticiper.
Accéder à des équipements sans devoir tout posséder
Une petite entreprise n’utilise pas nécessairement une salle de réunion 8 h par jour. Pourtant, dans des locaux traditionnels, elle devrait consacrer une pièce entière à cet usage si elle souhaite recevoir régulièrement des clients ou organiser des réunions.
Les bureaux flexibles permettent souvent de mutualiser certains espaces. Une entreprise peut ainsi disposer d’un bureau privatif pour son activité quotidienne, tout en utilisant ponctuellement :
- Une grande salle de réunion ;
- Un espace de coworking ;
- Une cuisine (avec coin café) ;
- Des espaces informels.
Elle bénéficie donc d’un environnement plus complet sans avoir à financer seule l’ensemble de ces installations.
Chez Colors, vous avez votre bureau privé et il y a aussi plusieurs salles de réunion louables à la demande ainsi qu’une cuisine commune avec possibilité de se faire un café. Et il y a aussi plusieurs espaces avec des canapés pour pouvoir discuter tranquillement avec ses collègues dans un cadre un peu différent du bureau classique.
Accompagner les nouvelles organisations du travail
La croissance d’une entreprise ne signifie pas forcément que tous les nouveaux collaborateurs seront présents au bureau 5 jours par semaine.
Télétravail, déplacements professionnels et organisations hybride ont modifié les besoins en matière d’espace.
Prenons l’exemple d’une équipe de 8 personnes : si 2 collaborateurs sont régulièrement en déplacement et que plusieurs autres télétravaillent certains jours, 8 postes fixes ne sont peut-être pas indispensables en permanence.
L’entreprise peut alors combiner différentes solutions :
- Un bureau privatif ;
- Quelques postes partagés ;
- Des espaces de coworking ;
- Des salles de réunion disponibles lorsque toute l’équipe se retrouve.
La surface utilisée correspond ainsi davantage aux besoins réels de l’entreprise.
Faciliter les périodes de transition
Les bureaux flexibles ne sont pas uniquement intéressants pour les start-up. Ils peuvent également servir de solution temporaire à une entreprise déjà établie.
Un espace flexible peut être utile lors :
- D’un déménagement ;
- De travaux dans les bureaux habituels ;
- De l’ouverture d’une nouvelle implantation ;
- De la création d’une équipe dans une autre ville ;
- D’un projet nécessitant temporairement davantage de collaborateurs.
L’entreprise dispose alors rapidement d’un espace professionnel sans devoir mettre en place immédiatement une solution immobilière définitive.
Rester flexible lorsque l’avenir est difficile à prévoir
La croissance d’une entreprise n’est rarement parfaitement linéaire.
Une période de recrutement peut être suivie d’une phase plus stable. Un nouveau projet peut nécessiter temporairement davantage de personnes. Le développement du télétravail peut également réduire la présence quotidienne dans les locaux.
Dans toutes ces situations, la flexibilité permet d’éviter de choisir des bureaux uniquement en fonction d’une situation qui pourrait être très différente quelques mois plus tard.
L’objectif est simple, faire évoluer l’espace de travail au même au même rythme que l’entreprise.
Comment choisir un bureau flexible adapté à sa croissance ?
Toutes les offres de bureau flexibles ne proposent pas les mêmes possibilités. Avant de choisir, il est utile de vérifier quelques éléments :
- Les différentes tailles de bureau disponibles ;
- La possibilité d’ajouter des postes ;
- Les conditions d’engagement ;
- L’offre dans sa globalité ;
- L’accès aux salles de réunion ;
- Les horaires d’accès ;
- Les solutions disponibles si l’équipe grandit ;
- La possibilité de combiner bureau privé et coworking.
Il peut également être intéressant de demander directement au prestataire ce qui se passe lorsque l’entreprise souhaite passer dans un bureau plus grand.
Chez Colors, c’est très simple : si vous souhaitez débuter en coworking et d’ici quelques mois, louer un bureau plus grand car notre équipe s’agrandit, il suffit simplement de nous prévenir. Nous regardons les options disponibles puis nous vous allons le bureau qui correspond à vos besoins.
En résumé
Les besoins immobiliers d’une entreprise évoluent avec son activité, ses recrutements et son organisation.
Les bureaux flexibles permettent de limiter les engagements, d’adapter plus facilement la taille des locaux et d’accéder à des espaces professionnels déjà équipés.
Ils peuvent ainsi représenter une solution intéressante pour les start-up et petites entreprises, mais également pour les sociétés plus établies qui traversent une période de croissance ou de transition.
Plutôt que d’essayer de prévoir exactement à quoi ressemblera l’entreprise dans plusieurs années, la flexibilité permet simplement de choisir un espace adapté aux besoins d’aujourd’hui, tout en conservant la possibilité de le faire évoluer demain.
