Die Verwaltung von Konferenzräumen gewährleistet, dass die Mitarbeiter diese Räume für den vorgesehenen Zweck nutzen. Wenn Konferenzräume nicht ordnungsgemäß verwaltet werden, können sie nicht zur Verfügung stehen oder übermäßig genutzt werden, was zu zusätzlichen Störungen für die Mitarbeiter führt. Glücklicherweise ist die Verwaltung eines Konferenzraums gar nicht so schwierig. Damit Sie Ihren Besprechungsraum optimal nutzen können, ist es wichtig, einige einfache Regeln und Richtlinien zu beachten.
Die Mitarbeiter profitieren sehr von der Nutzung privater Besprechungsräume am Arbeitsplatz. Neben dem Gefühl der Abgeschiedenheit, das sie bieten, können Konferenzräume auch größere Versammlungen beherbergen und den Hintergrundlärm in ansonsten geschäftigen Büros reduzieren. Wie alle anderen Aspekte der Einrichtung müssen auch sie sorgfältig überwacht und verwaltet werden.
Wenn Konferenzräume richtig verwaltet werden, können die Mitarbeiter ihre Zeit in ihnen optimal nutzen. Es kann vorkommen, dass Konferenzräume nicht zur Verfügung stehen oder missbraucht werden, was zu weiteren Problemen für die Mitarbeiter führt, wenn das Management nicht eingreift.
Leider ist es nicht schwer, einen Konferenzraum zu verwalten. Wenn Sie einige einfache Regeln und Richtlinien für die Verwaltung eines Konferenzraums befolgen, können Sie das Beste daraus machen.
1. Schließen Sie sich an ein zentrales Reservierungssystem an
Die Nutzung eines Reservierungssystems für Konferenzräume ist in der heutigen Arbeitswelt unerlässlich. Auch wenn der Arbeitsplatz immer flexibler wird, brauchen Konferenzräume immer noch Struktur. Diese Räume sind nützlich, weil sie reserviert werden können.
Ein zentrales Reservierungssystem muss in Echtzeit einsatzbereit sein und die Möglichkeit haben, sich auf die kommenden Jahre vorzubereiten. Es muss in der Lage sein, die Dynamik eines Großbüros zu bewältigen und gleichzeitig die Konferenzräume als Pfeiler der Stabilität und Struktur zu behandeln.
2. Ein vernünftiges Gleichgewicht zwischen Mindest- und Höchstbelegung aufrechterhalten
Jeder Konferenzraum hat eine andere maximale Kapazität. Er ist zu groß für zwei Personen, aber zu klein für eine Gruppe von 10 Personen, die bequem in einen 12’x12′-Raum passen. Für jeden Raum gibt es eine Mindest- und eine Höchstbelegung, um sicherzustellen, dass die Bewohner in dem ihnen zugewiesenen Raum erfolgreich arbeiten können. Es liegt in der Verantwortung der Einrichtungsleiter, diese Standards für ihr Personal festzulegen und durchzusetzen.
3. Delegieren Sie, wenn nötig
In großen Einrichtungen mit vielen wichtigen Geschäftsbereichen ist Platz ein kostbares Gut. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Konferenzräume zu Schlachtfeldern zwischen verschiedenen Abteilungen werden. Manchmal ist es die beste Lösung, einzugreifen und die Verantwortung für bestimmte Aufgaben zu übertragen.
Ein Konferenzraum, der nur von Marketing, Buchhaltung und Vertrieb genutzt werden kann, zum Beispiel. Raumebenen können auch von Facility Managern genutzt werden, um zu verhindern, dass nicht unbedingt notwendige Besprechungen in wichtigen Planungsbereichen stattfinden. So finden beispielsweise Vertriebsbesprechungen, Leistungsüberprüfungen und Projektplanungsbesprechungen im selben Raum statt.
4. Außerhalb des Besprechungsraums: digitale Anzeigen nutzen
Auch die Verwaltung von Konferenzräumen ist dank neuer Technologien einfacher geworden. Ein weiterer Ansatz, um die Verwaltung von Konferenzräumen sowohl für Manager als auch für Mitarbeiter zu erleichtern, ist die Installation von digitalen Bildschirmen außerhalb der Räume.
5. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in bewährten Verfahren
Ihre bewährten Verfahren und Richtlinien sind wertlos, wenn Ihre Mitarbeiter sie nicht kennen oder befolgen. Schaffen Sie Mechanismen, die es den Mitarbeitern leicht machen, sich an die Unternehmensrichtlinien zur ordnungsgemäßen Nutzung von Konferenzräumen zu halten. Es ist ein Zeichen guten Managements, wenn ein Konferenzraum für die Mitarbeiter zur Verfügung steht, wenn sie ihn brauchen.
