Videokonferenzen sind für moderne Unternehmen zu einem unverzichtbaren Instrument geworden, insbesondere mit der Zunahme von Telearbeit und geografisch verteilten Teams. Damit sie jedoch effektiv sind, müssen Sie unbedingt bestimmte Praktiken befolgen. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie unbedingt tun sollten, um das Beste aus Ihren Online-Meetings herauszuholen.
1. Sorgen Sie für eine stabile Internetverbindung
Eine instabile Internetverbindung kann eine produktive Videokonferenz in eine frustrierende Erfahrung verwandeln. Stellen Sie sicher, dass Ihre Verbindung schnell und stabil genug ist, um HD-Video und hochwertiges Audio zu unterstützen.
Praxistipp: Stellen Sie, wenn möglich, eine Verbindung zu einem kabelgebundenen Netzwerk statt zu Wi-Fi her, um das Risiko von Unterbrechungen zu verringern. Wenn Ihre Verbindung schwach ist, schalten Sie das Video aus und konzentrieren Sie sich auf das Audio, um eine klare Kommunikation aufrechtzuerhalten.
2. Wählen Sie einen geeigneten Hintergrund
Ihre Arbeitsumgebung im Hintergrund sagt viel über Ihre Professionalität aus. Ein überfüllter oder unordentlicher Hintergrund kann Ihre Gesprächspartner ablenken und das Bild, das Sie vermitteln möchten, beeinträchtigen.
Praxistipp: Entscheiden Sie sich für einen einfachen, sauberen Hintergrund oder nutzen Sie die von vielen Videokonferenz-Plattformen angebotenen Funktionen zur Hintergrundunschärfe. Sorgen Sie außerdem für eine gute, idealerweise natürliche Beleuchtung, damit Ihr Gesicht gut zu sehen ist.
3. Bereiten Sie sich im Voraus vor
Genau wie bei einem physischen Treffen ist die Vorbereitung der Schlüssel zu einer erfolgreichen Videokonferenz. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Tagesordnung kennen, die notwendigen Unterlagen zur Hand haben und Ihre Ausrüstung im Voraus testen.
Praxistipp: Testen Sie Ihre Kamera, Ihr Mikrofon und Ihre Lautsprecher vor Beginn des Meetings. Schließen Sie unnötige Anwendungen oder Tabs, um Ablenkungen und technische Störungen zu vermeiden.
4. Kleiden Sie sich professionell
Auch wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, trägt professionelle Kleidung dazu bei, eine seriöse Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Außerdem wirkt sich dies positiv auf Ihre Stimmung und Ihre Einstellung während des Treffens aus.
Praxistipp: Kleiden Sie sich so, wie Sie es auch bei einem persönlichen Treffen tun würden, zumindest von der Taille aufwärts. Das zeigt Respekt gegenüber Ihren Kollegen und Kunden und stärkt Ihre Glaubwürdigkeit.
5. Respektieren Sie die Redezeit der anderen
Videokonferenzen können manchmal chaotisch sein, besonders wenn mehrere Personen gleichzeitig zu sprechen versuchen. Die Redezeit der anderen zu respektieren, ist für eine klare und geordnete Kommunikation unerlässlich.
Praktischer Tipp: Verwenden Sie die „Handzeichen“-Funktion, die auf vielen Plattformen verfügbar ist, um anzuzeigen, dass Sie etwas sagen möchten. Warten Sie, bis die Person fertig ist, bevor Sie das Wort ergreifen, um Unterbrechungen zu vermeiden.
6. Vermeiden Sie Multitasking
Es kann verlockend sein, während einer Videokonferenz etwas anderes zu tun, vor allem, wenn Sie nicht direkt an der Diskussion beteiligt sind. Multitasking kann jedoch dazu führen, dass Sie wichtige Informationen verpassen und einen schlechten Eindruck hinterlassen.
Praxistipp: Konzentrieren Sie sich voll und ganz auf das Treffen. Machen Sie sich bei Bedarf Notizen und beteiligen Sie sich aktiv an den Diskussionen. Wenn Sie sich um andere Aufgaben kümmern müssen, entschuldigen Sie sich vorübergehend für das Meeting.
Videokonferenzen sind eine hervorragende Möglichkeit, die Kommunikation in einem zunehmend flexiblen Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten. Wenn Sie diese bewährten Verfahren befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Online-Meetings so effizient und professionell wie möglich ablaufen. Wenn Sie ein wenig Zeit in die Vorbereitung investieren und eine respektvolle und konzentrierte Haltung einnehmen, können Sie jede Videokonferenz zu einem Erfolg machen.
