Wenn ein Unternehmen wächst, können sich seine Anforderungen sehr schnell verändern. Ein Team aus drei Personen kann wenige Monate später neue Mitarbeiter einstellen, einen neuen Geschäftsbereich aufbauen oder mehr Platz benötigen, um Kunden zu empfangen.
In diesem Zusammenhang sind klassische Büros nicht immer die einfachste Lösung. Die Suche nach geeigneten Räumlichkeiten, deren Einrichtung, die Anschaffung von Möbeln und langfristige Verpflichtungen können einen Bürowechsel schnell zu einem eigenen Projekt machen.
Flexible Büros bieten einen anderen Ansatz: Sie ermöglichen ein professionelles Arbeitsumfeld und gleichzeitig mehr Freiheit, um die Räumlichkeiten an die Entwicklung des Unternehmens anzupassen.
Den Arbeitsplatz einfach an die Größe des Teams anpassen
Einer der größten Vorteile eines flexiblen Büros besteht darin, dass es sich an die Entwicklung des Teams anpassen kann.
Ein kleines Unternehmen muss nicht von Anfang an eine Fläche einplanen, die groß genug für alle Mitarbeiter ist, die es möglicherweise in zwei oder drei Jahren einstellen möchte.
Es kann mit einem Büro beginnen, das zum aktuellen Team passt, und seine Arbeitsumgebung anschließend schrittweise weiterentwickeln.
Ein Unternehmen kann beispielsweise:
- mit einem Büro für zwei Personen beginnen;
- einige Monate später einen dritten Mitarbeiter aufnehmen;
- bei Bedarf vorübergehend einen zusätzlichen Coworking-Arbeitsplatz nutzen;
- in ein größeres Büro wechseln, sobald das Team tatsächlich wächst.
So lässt sich vermeiden, über Monate oder sogar Jahre für ungenutzte Quadratmeter zu bezahlen.
Zu große Verpflichtungen in der Anfangsphase vermeiden
Der Abschluss eines klassischen Mietvertrags stellt insbesondere für ein junges Unternehmen eine bedeutende Verpflichtung dar.
Zu Beginn der Geschäftstätigkeit ist es manchmal schwierig, genau vorherzusagen:
- wie sich der Umsatz entwickeln wird;
- wie viele Mitarbeiter eingestellt werden;
- wie sich die Geschäftstätigkeit entwickelt;
- wie viel Fläche künftig benötigt wird;
- wie sich das Team zwischen Büro und Homeoffice organisiert.
Eine flexiblere Lösung kann dazu beitragen, einige dieser Verpflichtungen zu begrenzen.
Das Unternehmen behält dadurch mehr Freiheit, seine Räumlichkeiten an die tatsächliche Situation anzupassen, anstatt sich auf Prognosen zu verlassen, die sich schnell verändern können.
Bezugsfertige Büros
Geeignete Räumlichkeiten zu finden, ist nur ein Teil der Arbeit, die mit der Einrichtung eines Unternehmensstandorts verbunden ist.
Anschließend müssen in der Regel Möbel, Internetverbindung, Ausstattung, Gemeinschaftsbereiche und zahlreiche weitere praktische Details organisiert werden.
Ein flexibles Büro ist üblicherweise bereits ausgestattet und sofort einsatzbereit.
Je nach Anbieter können Unternehmen beispielsweise von folgenden Leistungen profitieren:
- Schreibtische und Stühle;
- abschließbare Schränke;
- Internetverbindung;
- Gemeinschaftsbereiche;
- Besprechungsräume;
- Küche oder Kaffeebereich.
Die Mitarbeiter können sich somit schnell einrichten, ohne mehrere Wochen auf die Ausstattung der neuen Räumlichkeiten warten zu müssen.
Kosten einfacher unter Kontrolle halten
Das Wachstum eines Unternehmens bringt ganz natürlich neue Ausgaben mit sich. Die Räumlichkeiten sollten dabei nicht zu einer unverhältnismäßigen Kostenbelastung werden.
Bei einem klassischen Büro können zusätzlich zur Miete verschiedene Kosten entstehen:
| Klassisches Büro | Flexibles Büro |
|---|---|
| Möbel müssen gekauft werden | Möbel werden in der Regel kostenlos zur Verfügung gestellt |
| Internet muss eingerichtet werden | Internetverbindung ist in der Regel kostenlos enthalten |
| Räumlichkeiten müssen eingerichtet werden | Büro ist sofort einsatzbereit |
| Reinigung und Instandhaltung müssen organisiert werden | Reinigung und Instandhaltung sind in den Kosten enthalten |
| Besprechungsraum muss eingerichtet werden | Möglichkeit, gemeinsam genutzte Besprechungsräume zu nutzen |
| Fläche muss im Voraus geplant werden | Fläche kann an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden |
Die Angebote unterscheiden sich selbstverständlich von Anbieter zu Anbieter. Daher ist es wichtig, genau zu prüfen, welche Leistungen im Preis enthalten sind.
Bei Colors profitieren Sie beispielsweise für 199 € pro Monat von allen oben genannten Vorteilen.
Diese Organisation kann es somit erleichtern, die mit den Räumlichkeiten verbundenen Ausgaben im Voraus zu planen.
Ausstattung nutzen, ohne alles selbst besitzen zu müssen
Ein kleines Unternehmen nutzt einen Besprechungsraum nicht unbedingt acht Stunden am Tag. In klassischen Geschäftsräumen müsste es dennoch einen ganzen Raum dafür vorsehen, wenn regelmäßig Kunden empfangen oder Besprechungen organisiert werden sollen.
Flexible Büros ermöglichen häufig die gemeinsame Nutzung bestimmter Bereiche. Ein Unternehmen kann somit über ein eigenes Privatbüro für den täglichen Geschäftsbetrieb verfügen und bei Bedarf zusätzlich folgende Bereiche nutzen:
- einen großen Besprechungsraum;
- einen Coworking Space;
- eine Küche mit Kaffeebereich;
- informelle Gemeinschaftsbereiche.
Das Unternehmen profitiert dadurch von einem umfassenderen professionellen Umfeld, ohne sämtliche Einrichtungen allein finanzieren zu müssen.
Bei Colors verfügen Sie über Ihr eigenes Privatbüro. Zusätzlich stehen mehrere Besprechungsräume zur Verfügung, die bei Bedarf gebucht werden können, sowie eine Gemeinschaftsküche mit der Möglichkeit, sich einen Kaffee zuzubereiten. Außerdem gibt es verschiedene Bereiche mit Sofas, in denen Sie sich in einer entspannteren Umgebung außerhalb des klassischen Büros mit Ihren Kollegen austauschen können.
Neue Arbeitsmodelle berücksichtigen
Das Wachstum eines Unternehmens bedeutet nicht zwangsläufig, dass alle neuen Mitarbeiter fünf Tage pro Woche im Büro anwesend sein werden.
Homeoffice, Geschäftsreisen und hybride Arbeitsmodelle haben die Anforderungen an Büroflächen verändert.
Nehmen wir das Beispiel eines Teams aus acht Personen: Wenn zwei Mitarbeiter regelmäßig geschäftlich unterwegs sind und mehrere andere an bestimmten Tagen im Homeoffice arbeiten, sind acht permanente Arbeitsplätze möglicherweise nicht jederzeit erforderlich.
Das Unternehmen kann dann verschiedene Lösungen miteinander kombinieren:
- ein Privatbüro;
- einige gemeinsam genutzte Arbeitsplätze;
- Coworking Spaces;
- Besprechungsräume, die zur Verfügung stehen, wenn das gesamte Team zusammenkommt.
Die genutzte Fläche entspricht dadurch besser den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens.
Übergangsphasen erleichtern
Flexible Büros sind nicht nur für Start-ups interessant. Sie können auch für bereits etablierte Unternehmen eine vorübergehende Lösung darstellen.
Ein flexibler Arbeitsplatz kann beispielsweise sinnvoll sein bei:
- einem Umzug;
- Renovierungsarbeiten in den üblichen Geschäftsräumen;
- der Eröffnung eines neuen Standorts;
- dem Aufbau eines Teams in einer anderen Stadt;
- einem Projekt, das vorübergehend zusätzliche Mitarbeiter erfordert.
Das Unternehmen erhält schnell Zugang zu einem professionellen Arbeitsplatz, ohne sofort eine dauerhafte Immobilienlösung einrichten zu müssen.
Flexibel bleiben, wenn die Zukunft schwer vorhersehbar ist
Unternehmenswachstum verläuft nur selten vollkommen linear.
Auf eine Phase mit zahlreichen Neueinstellungen kann eine stabilere Zeit folgen. Ein neues Projekt kann vorübergehend zusätzliches Personal erfordern. Auch die zunehmende Nutzung von Homeoffice kann die tägliche Anwesenheit in den Geschäftsräumen reduzieren.
In all diesen Situationen hilft Flexibilität dabei, Büros nicht ausschließlich auf Grundlage einer aktuellen Situation auszuwählen, die wenige Monate später bereits ganz anders aussehen könnte.
Das Ziel ist einfach: Der Arbeitsplatz soll sich im gleichen Tempo entwickeln können wie das Unternehmen.
Wie wählt man ein flexibles Büro, das zum Unternehmenswachstum passt?
Nicht alle flexiblen Bürolösungen bieten dieselben Möglichkeiten. Vor der Entscheidung sollten einige Punkte überprüft werden:
- die verschiedenen verfügbaren Bürogrößen;
- die Möglichkeit, zusätzliche Arbeitsplätze hinzuzufügen;
- die Vertragsbedingungen;
- der Gesamtumfang des Angebots;
- der Zugang zu Besprechungsräumen;
- die Zugangszeiten;
- die verfügbaren Lösungen bei wachsendem Team;
- die Möglichkeit, Privatbüro und Coworking miteinander zu kombinieren.
Es kann außerdem sinnvoll sein, den Anbieter direkt zu fragen, was passiert, wenn das Unternehmen in ein größeres Büro wechseln möchte.
Bei Colors ist das ganz einfach. Wenn Sie zunächst im Coworking beginnen möchten und einige Monate später aufgrund eines wachsenden Teams ein größeres Büro benötigen, müssen Sie uns lediglich Bescheid geben. Gemeinsam prüfen wir die verfügbaren Möglichkeiten und finden das Büro, das am besten zu Ihren neuen Anforderungen passt.
Zusammenfassung
Der Flächenbedarf eines Unternehmens entwickelt sich gemeinsam mit seiner Geschäftstätigkeit, seinen Neueinstellungen und seiner Organisation.
Flexible Büros ermöglichen es, langfristige Verpflichtungen zu begrenzen, die Größe der Räumlichkeiten leichter anzupassen und auf bereits vollständig ausgestattete professionelle Arbeitsbereiche zurückzugreifen.
Sie können daher eine interessante Lösung für Start-ups und kleine Unternehmen sein, aber auch für etablierte Unternehmen, die sich in einer Wachstums- oder Übergangsphase befinden.
Anstatt bereits heute genau vorherzusagen, wie das Unternehmen in mehreren Jahren aussehen wird, ermöglicht Flexibilität die Wahl eines Arbeitsplatzes, der zu den heutigen Anforderungen passt und gleichzeitig morgen weiterentwickelt werden kann.
