La gestion des salles de conférence garantit que les employés utilisent ces espaces aux fins prévues. Les salles de conférence peuvent être indisponibles si elles ne sont pas correctement gérées, ce qui entraîne des perturbations supplémentaires pour le personnel. Heureusement, la gestion d’une salle de conférence n’est pas si difficile. Afin de tirer le meilleur parti de votre espace de réunion, il est important de suivre quelques règles et directives simples.
Les employés bénéficient grandement de l’utilisation de salles de réunion privées sur le lieu de travail. Outre le sentiment d’isolement qu’elles procurent, les salles de conférence peuvent également accueillir des rassemblements plus importants et réduire le bruit de fond dans des bureaux par ailleurs très fréquentés. Comme tous les autres aspects de l’installation, elles doivent être surveillées et gérées avec soin.
Lorsque les salles de conférence sont gérées correctement, les employés peuvent tirer le meilleur parti du temps qu’ils y passent. Il se peut que les salles de conférence ne soient pas disponibles ou qu’elles soient utilisées de manière abusive, causant ainsi davantage de problèmes aux employés si la direction n’intervient pas.
Malheureusement, la gestion d’une salle de conférence n’est pas difficile. Si vous suivez quelques règles et directives simples pour gérer une salle de conférence, vous serez en mesure d’en tirer le meilleur parti.
1. Adhérez à un système de réservation centralisé
L’utilisation d’un système de réservation de salles de conférence est essentielle sur le lieu de travail d’aujourd’hui. Même si le lieu de travail devient plus flexible, les salles de réunion nécessitent toujours une structure. Ces salles sont utiles car elles peuvent être réservées.
Un système de réservation centralisé doit être opérationnel en temps réel et avoir la capacité de se préparer pour les années à venir. Il doit être capable de gérer le dynamisme d’un grand bureau tout en considérant les salles de conférence comme des piliers de stabilité et de structure.
2. Maintenir un équilibre raisonnable entre les niveaux d’occupation minimum et maximum.
Chaque salle de conférence a une capacité maximale différente. Elle est trop grande pour deux personnes, mais trop petite pour qu’un groupe de 10 personnes puisse s’installer confortablement dans un espace de 12’x12′. Chaque salle a un niveau d’occupation minimum et maximum pour s’assurer que les résidents peuvent fonctionner avec succès dans l’espace qui leur est alloué. Il incombe aux gestionnaires de l’établissement d’établir et de faire respecter ces normes par leur personnel.
3. Recourir à la délégation lorsque cela est approprié
L’espace est une denrée précieuse dans les grands établissements comptant de nombreuses unités opérationnelles importantes. Il n’est pas rare que les salles de conférence deviennent des champs de bataille entre différents départements. Parfois, la meilleure solution consiste à intervenir et à attribuer la responsabilité de certaines tâches.
Une salle de conférence qui ne peut être utilisée que par le marketing, la comptabilité et les ventes, par exemple. Les gestionnaires d’installations peuvent également utiliser les niveaux de salle pour empêcher que des réunions non essentielles aient lieu dans des zones de planification vitales. Par exemple, les réunions de vente, les évaluations de performance et les briefings de planification de projet ont tous lieu dans le même espace.
4. En dehors de la salle de réunion, utilisez les écrans numériques
Même les systèmes de gestion des salles de conférence sont devenus plus faciles à utiliser grâce aux nouvelles technologies. Une autre approche pour faciliter l’administration des salles de conférence, tant pour les responsables que pour le personnel, consiste à installer des écrans numériques à l’extérieur des salles.
5. Formez vos employés aux meilleures pratiques
Vos meilleures pratiques et politiques ne signifient rien si votre personnel ne les connaît pas ou ne les suit pas. Mettez en place des mécanismes qui permettent aux employés d’adhérer facilement aux politiques de l’entreprise concernant l’utilisation correcte des salles de conférence. Avoir une salle de conférence disponible pour les employés lorsqu’ils en ont besoin est un signe de bonne gestion.
