Le coworking a connu un important regain de popularité. Les grandes organisations comme les petites start-ups adoptent ce nouveau concept, qui permet une plus grande flexibilité à tous les niveaux.
Pour commencer, les espaces de travail ont dû être repensés afin de rendre la vie de bureau des employés plus facile et plus productive, en proposant des lieux de travail à la fois privés et collaboratifs pouvant être utilisés pour diverses tâches et missions.
Il existe désormais un certain nombre d’entreprises produisant des logiciels ou des plateformes collaboratives qui facilitent le travail en équipe à distance. On peut citer 8 systèmes ou logiciels qui sont aujourd’hui utilisés dans les espaces de coworking pour faciliter le travail de leurs membres.
N°1 : Trello pour les espaces de coworking
L’outil de gestion de projet Trello est un choix populaire pour les entreprises et les espaces de coworking. Sous la forme d’une ” to do list “, la plateforme se présente à l’utilisateur. Elle vous donne la possibilité de gérer des projets seul ou avec l’aide d’autres personnes, ou de venir voir comment ils avancent.
Il suffit de créer des colonnes de catégories, puis des “cartes” à l’intérieur de chaque colonne pour représenter les nombreuses activités qui doivent être réalisées pour un projet, et vous êtes prêt à commencer ! Ce logiciel permet de suivre en temps réel le travail effectué et celui qui reste à faire.
Deuxièmement, Cobot : Logiciel de gestion d’espace de coworking
Cobot est un logiciel de gestion d’espace de coworking inédit qui permet aux gestionnaires de se concentrer plus facilement sur ce qui compte le plus : les coworkers.
Il est possible de personnaliser ce logiciel aux couleurs et au logo de votre entreprise dès le départ. Il est extrêmement pratique pour les membres d’un espace de coworking de réserver des espaces de réunion, d’accéder à des ressources et de payer leurs frais en ligne.
Slack est un bon outil
Slack est un outil de communication de groupe qui vise à supplanter les emails comme principal moyen d’échange d’informations et de fichiers. Aujourd’hui, on compte plus de dix millions d’utilisateurs quotidiens sur la plateforme.
Le partage de fichiers et l’historique des conversations sont deux fonctionnalités de Slack, un outil de gestion de projet déguisé en application de chat. Ainsi, vous pouvez mettre en place plusieurs canaux de communication en fonction des projets sur lesquels vous travaillez actuellement.
Utilisation d’un compte Dropbox
Dropbox est un service en ligne qui vous permet de stocker et d’échanger des fichiers avec d’autres personnes. Plus de 500 millions de personnes dans le monde utilisent cette plateforme, ce qui est très appréciable et simplifie l’accès à tous les types d’informations de l’entreprise.
Kisi est le numéro cinq
Le contrôle de l’accès aux différentes zones de l’espace de coworking est facile grâce à Kisi, une application pour smartphone. D’un simple glissement du téléphone, tout membre peut accéder aux zones auxquelles il a été autorisé à accéder.
Le profil de chaque utilisateur peut être ajusté pour accorder l’accès à une zone spécifique, à un moment spécifique, à une personne spécifique. Pour mieux gérer le personnel de son centre, le directeur peut voir les données de présence de l’application par jour et par heure.
Sixièmement, WeTransfer
Fondé en 2009 à Amsterdam, WeTransfer est un service de transfert de fichiers. Les utilisateurs gratuits peuvent envoyer des fichiers d’une taille maximale de 2 Go, tandis que les abonnés à “WeTransfer Plus” peuvent envoyer des fichiers d’une taille maximale de 20 Go.
WeTransfer gratuit ne nécessite pas d’inscription ni de compte pour être utilisé. C’est la publicité sous forme de fonds d’écran sur le site web qui rémunère l’entreprise.
Le coworking est plus facile avec GoToMeeting
Lorsqu’il s’agit de vidéoconférences et de réunions en ligne, GoToMeeting est une plateforme puissante qui peut presque tout faire. Les appareils mobiles avec ou sans caméra peuvent l’utiliser à partir de n’importe quel navigateur. Même dans sa version gratuite, GoToMeeting dispose d’un grand nombre de fonctionnalités utiles.
Les éditions professionnelles proposent des fonctions encore plus avancées. Les séminaires en ligne sont un moyen plus pratique et moins coûteux de réunir des employés dispersés à travers le pays, voire le monde, que de les faire converger vers le siège de l’entreprise pour une réunion.
Enfin, DeskTime
DeskTime est un programme de suivi du temps en temps réel pour les ordinateurs et les appareils mobiles qui vous permet de suivre le temps que vos employés passent à travailler.
Afin de garantir que leurs employés sont aussi efficaces que possible lorsqu’ils sont au travail, ce logiciel permet aux responsables de garder un œil sur leur personnel.
Grâce aux diverses technologies de partage et de collaboration sur les projets qui ont évolué ces dernières années, les équipes n’ont plus besoin de se réunir en personne pour terminer leur travail collaboratif.
