L’idée de travailler dans un bureau n’est plus aussi simple qu’autrefois. Aujourd’hui, la location d’un espace de bureau peut impliquer une grande variété de choses. Les suites exécutives, les espaces à sous-louer dans un immeuble de bureaux, les espaces à louer dans un centre d’affaires du centre-ville et les espaces dans une installation de coworking dans votre région ne sont que quelques-unes des nombreuses options d’espace de travail.
Les bureaux plus petits, moins chers et plus flexibles peuvent être recherchés par ceux qui en sont aux premiers stades du développement de leur entreprise par rapport à leurs pairs plus établis. En général, cela signifie qu’il faut choisir entre le coworking et la recherche d’une situation de location à faible coût, comme la sous-location. Pour le bien de votre entreprise, examinons de plus près chaque solution.
Le coworking présente un certain nombre d’avantages
Tout lieu où des personnes ou des groupes de personnes travaillent ensemble à proximité immédiate, partageant des espaces et des services communs, mais pas grand-chose d’autre, peut être considéré comme un espace de coworking au sens large.
Dans le monde d’aujourd’hui, les espaces de coworking se présentent sous de nombreuses formes et tailles, ce qui en fait une option particulièrement intéressante pour les organisations en quête de flexibilité.
Les entreprises et les particuliers qui cherchent une alternative au travail à domicile ou dans un café peuvent trouver un refuge dans l’un de ces espaces de coworking situés en ville ou dans les environs. Un espace de coworking peut prendre la forme d’un bureau, d’un salon, d’un réseau de salles connectées ou simplement d’un grand espace.
Souvent, ces espaces de travail incluent des séminaires avec des conférenciers invités, des happy hours et d’autres activités communautaires, une équipe de gestion et de réception partagée, une voix professionnelle pour répondre à votre téléphone professionnel et des équipements de bureau standard comme des imprimantes. Il y a beaucoup d’autres avantages à louer un espace de coworking, alors examinons certains d’entre eux plus en détail.
Flexibilité
Les petites entreprises familiales installées dans des parcs de bureaux en banlieue ou les sociétés géantes possédant de nombreux bureaux en ville ne sont pas les seuls types d’entreprises à avoir changé radicalement ces dernières années.
N’est-il pas étrange que de nombreuses personnes aient travaillé pour la même entreprise pendant toute leur vie professionnelle ? Dans le monde des affaires moderne, les entreprises peuvent se développer rapidement, lentement ou même se réduire (bien qu’il y ait toujours un espoir de croissance !). En se reformant, les entreprises déplacent ou relocalisent régulièrement leur personnel.
Pour les entreprises plus récentes et les startups, un espace de bureau de coworking est une alternative intéressante en raison de l’incertitude qui l’accompagne. En fonction de la durée du contrat et du type d’espace, la plupart des espaces de coworking proposent des options et des frais de location journaliers, hebdomadaires ou mensuels.
Le coworking vous permet d’augmenter ou de réduire votre personnel selon vos besoins, sans avoir à vous soucier de trouver un bureau de la bonne taille. Il permet également aux employés de changer de lieu si nécessaire, ou même de travailler à domicile. Les entreprises qui aiment travailler à domicile mais souhaitent que leurs employés aient accès à un espace de travail physique peuvent bénéficier de cette option.
Opportunités de collaboration
L’avantage le plus important du coworking est sans doute le sentiment d’appartenance à une communauté et la possibilité de rencontrer de nouvelles personnes. Les entreprises et les indépendants peuvent se rencontrer dans des espaces de coworking, où ils peuvent collaborer et trouver de nouveaux partenaires commerciaux et clients.
Les bureaux de coworking offrent aux petites entreprises un moyen de socialiser quotidiennement en dehors de leur personnel et la possibilité d’apprendre comment d’autres organisations gèrent la croissance et les problèmes opérationnels.
Les membres d’un bureau de coworking ont de nombreuses occasions de rencontrer de nouvelles personnes, que ce soit autour d’une tasse de café dans un espace de cuisine partagé, ou en se mêlant aux activités post-travail proposées par l’espace.
De plus en plus, les espaces de coworking aident les petites entreprises à surmonter les obstacles courants au démarrage, comme l’échange de services, de clients et même de relations avec les investisseurs.
Réduction du coût total
La location d’un bureau peut être coûteuse. Les locataires sont responsables de l’ameublement des pièces, de l’achat des équipements de bureau, du paiement des services publics et éventuellement des coûts de rénovation et d’aménagement.
Il est plus facile de se concentrer sur votre activité lorsque vous utilisez un espace de coworking, où vous avez accès à des équipements de bureau et à de grandes salles d’événements réservables.
Bureaux, tables, canapés, imprimantes, kitchenettes et WiFi sont souvent inclus dans le forfait. Beaucoup d’entre eux disposent également d’une gestion de bureau partagée et d’un personnel de réception pour aider à coordonner la maintenance, le nettoyage, les livraisons et les invités.
Les rénovations, les décorations, les services d’entretien ménager et les factures de services publics sont tous pris en charge pour les résidents des espaces de coworking.
La plupart des propriétaires veulent que les locataires signent un bail de trois ans, ce qui peut s’avérer trop dangereux pour certaines entreprises, notamment les start-ups – et d’un coût prohibitif si le besoin de résilier le bail se fait sentir.
Les locataires qui sont en déplacement et n’ont pas besoin de l’espace sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle peuvent préférer les options de paiement que la plupart des bureaux de coworking proposent. En ce qui concerne les espaces de coworking, plusieurs variables influencent le prix.
Une atmosphère amusante
Les espaces de coworking sont spécifiquement créés pour stimuler la créativité et favoriser un sentiment de communauté parmi leurs membres. En prime, certains espaces de coworking offrent des commodités telles que des centres de fitness attenants, des salles de lecture dédiées, des règles et règlements favorables aux animaux de compagnie, de la nourriture et du café à portée de main, et l’utilisation d’une décoration intérieure aux couleurs vives.
Les avantages de la location de bureaux
Les entreprises peuvent personnaliser leur espace de bureau pour répondre à leurs besoins uniques en louant un espace de bureau privé. Cela peut inclure l’acquisition et la disposition du mobilier idéal, la construction ou la diffusion de musique. En outre, la location d’un bureau traditionnel signifie généralement que le locataire aura l’usage exclusif du bureau.
Certains scénarios de sous-location permettent aux entreprises de travailler aux côtés d’autres entreprises, mais la sous-location implique toujours d’avoir un accès complet à de nombreux espaces de bureaux et bureaux privés, plutôt qu’à quelques bureaux seulement.
Selon le type d’espace de coworking que vous choisissez, il se peut que vous n’ayez qu’un seul bureau et que vous deviez partager une salle de conférence, des tables, des imprimantes et des installations de cuisine.
Il s’agit de la propriété de votre entreprise lorsque vous louez un espace de bureau. Par conséquent, vous n’aurez pas à vous soucier de réserver une salle de conférence ou de faire déplacer vos meubles lorsque vous avez demandé qu’ils soient laissés à un endroit spécifique.
Dans un bureau traditionnel, les règles, l’atmosphère et, oui, les collations sont toutes déterminées par les personnes qui y travaillent. Vous pouvez également vous assurer que les chiens sont autorisés ou non. D’autres avantages de la location de bureaux traditionnels seront abordés.
Vie privée
De nombreuses entreprises sont de plus en plus préoccupées par la vie privée sous tous ses aspects, notamment physique, informationnel et auditif. Les locataires de bureaux traditionnels sont moins préoccupés par leurs voisins que ceux qui travaillent dans des espaces de coworking.
Il est également possible d’utiliser des réseaux WiFi ultra-sécurisés dans un bureau privé lorsqu’on travaille avec des données sensibles, ce qui n’est pas possible dans un espace de travail partagé.
Le fait de disposer d’un bureau personnel rend l’idée de travailler à domicile encore plus attrayante en raison des problèmes de confidentialité que peut poser le coworking.
La vie privée dans la réalité
Dans un espace de coworking, il est impossible de savoir exactement qui d’autre se trouve dans le bâtiment. Des inconnus peuvent passer devant vos salles de conférence, jeter un coup d’œil dans vos bureaux, ou être à portée de voix lorsque vous êtes au téléphone avec un client.
Les gestionnaires immobiliers peuvent faire visiter l’immeuble à des locataires potentiels, ce qui augmente le bruit et l’agitation dans les parties communes. En ayant votre propre espace de bureau, vous n’avez pas à faire face à ces nuisances.
Mesures de réduction du bruit
Vous avez une certaine influence sur le niveau de bruit dans votre propre entreprise, mais vous n’avez aucun contrôle sur vos voisins bruyants. En revanche, si vous et vos coéquipiers êtes impliqués dans de nombreuses discussions animées, vous pouvez être la cible de plaintes de la part de vos voisins.
Confidentialité des données personnelles
Il est préférable d’avoir l’intimité de votre propre bureau, surtout si vous traitez des informations sensibles telles que les numéros de sécurité sociale ou les numéros financiers des personnes, les documents gouvernementaux, les antécédents personnels, les casiers judiciaires, etc.
Vous recherchez un nouvel employé pour votre entreprise ? Pas de problème ! Si vous ne voulez pas avoir à répondre aux questions des autres entreprises sur le nouveau venu, invitez-le dans votre bureau privé. En outre, le partage d’une connexion WiFi peut présenter un risque pour la sécurité.
Stabilité
Au bout d’un certain temps, le couch-surfing est amusant, mais si vous avez constitué une collection de biens, vous voudrez avoir un endroit à vous. Une entreprise n’est pas différente à cet égard. La flexibilité est un atout considérable pour les entreprises qui établissent leur identité et se développent.
Il est beaucoup plus souhaitable, à mesure qu’une entreprise se développe, de disposer d’un espace de bureau à long terme que vous pouvez considérer comme le vôtre pour au moins les trois, cinq ou dix prochaines années (et peut-être même plus si tout va bien).
Vous n’avez plus à penser aux frais de déménagement, aux arrangements et à la recherche de nouveaux locaux lorsque vous vous détendez sur votre lieu de travail. C’est un énorme soulagement !
Prix réduit
Attendez une seconde, vous dites que vous avez été surpris de savoir que la location d’un espace de bureau traditionnel est plus chère que le coworking ! Dans la plupart des cas, c’est exact.
Cependant, lorsque votre entreprise compte plus d’une demi-douzaine d’employés, vous pouvez constater que la location de votre propre espace est plus avantageuse financièrement.
Image de marque
Pour faire connaître votre entreprise de manière visible, la location de votre propre espace est une excellente option. Lorsqu’un employé ou un partenaire commercial potentiel vous rendra visite, il entrera dans un environnement qui reflète les valeurs, la culture et la communauté de votre entreprise. Les valeurs et les cultures de l’entreprise de coworking et des autres locataires ne seront pas introduites dans l’espace de travail.
Vos clients doivent se sentir en sécurité et à l’aise lorsqu’ils entrent dans votre entreprise. Vous pouvez choisir la température, le niveau sonore, le type d’événements et la musique que vous souhaitez diffuser. La location de votre propre espace vous permet également d’ajouter rapidement votre entreprise à Google Maps, ce qui permet aux clients de vous localiser plus facilement.
Pour déterminer quel est le meilleur choix pour votre entreprise, nous vous recommandons de jeter un coup d’œil à notre comparaison entre le coworking et les bureaux privés.
