Choisir un espace de coworking peut sembler simple : trouver un lieu proche, vérifier le prix et réserver un poste. Pourtant, tous les espaces ne proposent pas les mêmes conditions de travail et certains détails peuvent rapidement devenir gênants au quotidien.
Emplacement, ambiance, équipements, horaires ou encore services inclus : plusieurs critères méritent d’être vérifiés avant de faire son choix. Voici les principales erreurs à éviter pour trouver un espace de coworking réellement adapté à vos besoins.
Choisir uniquement en fonction du prix
Le tarif est évidemment un critère important, surtout pour un indépendant ou une jeune entreprise. Mais choisir systématiquement l’offre la moins chère peut réserver quelques mauvaises surprises.
Un abonnement attractif peut, par exemple, ne pas inclure certains services dont vous avez régulièrement besoin :
- accès aux salles de réunion ;
- connexion internet performante ;
- casier ou espace de rangement ;
- café et boissons ;
- accès en dehors des horaires d’accueil.
Avant de comparer les prix, mieux vaut donc comparer précisément ce qui est inclus.
Un espace légèrement plus cher peut finalement être plus intéressant s’il évite de multiplier les frais supplémentaires.
Ne pas tester l’espace avant de s’engager
Les photos d’un coworking permettent de découvrir les locaux, mais elles ne donnent qu’une vision partielle de l’expérience réelle.
L’ambiance, le niveau sonore ou encore la fréquentation sont difficiles à évaluer sans se rendre sur place.
Lorsque cela est possible, une visite ou une journée d’essai permet de vérifier plusieurs éléments :
- le confort des postes de travail ;
- la qualité de la connexion Wi-Fi ;
- la luminosité ;
- le niveau sonore ;
- l’ambiance générale ;
- la disponibilité des espaces communs.
C’est également l’occasion d’observer si vous vous imaginez réellement travailler plusieurs heures dans cet environnement.
Sous-estimer l’importance de la localisation
Un espace magnifique perd rapidement de son intérêt s’il faut passer beaucoup trop de temps dans les transports pour s’y rendre.
La localisation doit donc être choisie en fonction de votre quotidien.
Posez-vous quelques questions simples :
- Combien de temps faut-il pour rejoindre le coworking ?
- Est-il facilement accessible en voiture ou en transports en commun ?
- Peut-on se garer à proximité ?
- Des restaurants ou commerces sont-ils accessibles facilement ?
- Le lieu est-il pratique pour recevoir des clients ?
Si vous prévoyez d’utiliser votre coworking plusieurs fois par semaine, quelques minutes de trajet supplémentaires peuvent représenter plusieurs heures à la fin du mois.
Oublier de vérifier les horaires d’accès
Tous les espaces de coworking ne sont pas accessibles 24h/24 et 7j/7.
Certains disposent d’horaires relativement classiques tandis que d’autres permettent aux membres d’accéder aux locaux tôt le matin, en soirée ou pendant le week-end.
Ce détail peut être particulièrement important si vous :
- travaillez avec des clients situés dans différents fuseaux horaires ;
- commencez régulièrement très tôt ;
- préférez travailler en soirée ;
- avez des horaires variables.
Avant de souscrire un abonnement, vérifiez donc que les horaires correspondent réellement à votre organisation.
Négliger le niveau sonore
Un coworking est par définition un espace partagé. Il faut donc s’attendre à entendre d’autres personnes travailler, discuter ou passer des appels.
Mais le niveau sonore peut varier considérablement d’un espace à l’autre.
Si votre activité nécessite beaucoup de concentration, privilégiez un coworking proposant différentes zones : espaces silencieux, bureaux privatifs, cabines téléphoniques ou salles permettant de s’isoler temporairement.
À l’inverse, si vous recherchez avant tout les échanges et une ambiance dynamique, un espace très silencieux pourrait ne pas vous convenir.
Il n’existe donc pas de niveau sonore idéal : tout dépend de votre manière de travailler.
Ne pas penser aux appels et visioconférences
C’est un détail que l’on oublie facilement avant de commencer à travailler en coworking.
Vous avez une visioconférence importante dans 20 minutes. Toutes les salles sont occupées et vous réalisez que votre seule option consiste à participer à la réunion depuis votre poste au milieu de l’espace partagé. Pas idéal, n’est-ce pas ?
Si vous passez régulièrement des appels ou participez à des visioconférences, renseignez-vous sur les solutions disponibles :
- cabines téléphoniques ;
- petites salles individuelles ;
- salles de réunion ;
- espaces autorisant les appels ;
- système de réservation.
Cela améliore votre confort, mais également celui des autres utilisateurs.
Choisir un espace qui ne correspond pas à votre personnalité
Chaque coworking possède sa propre ambiance.
Certains misent fortement sur la communauté avec des événements, des afterworks et de nombreux moments d’échange. D’autres privilégient une atmosphère calme où chacun travaille de manière indépendante.
Avant de choisir, demandez-vous ce que vous recherchez réellement.
| Vous recherchez… | Privilégiez… |
| Beaucoup d’échanges | Un coworking communautaire et animé |
| De la concentration | Des espaces calmes et bien délimités |
| Des rencontres professionnelles | Des événements et espaces communs |
| De la confidentialité | Des bureaux privatifs ou salles isolées |
| Une grande autonomie | Des horaires étendus et un accès indépendant |
Un espace très populaire n’est pas nécessairement celui qui vous conviendra le mieux.
Ne pas anticiper l’évolution de ses besoins
Aujourd’hui, vous avez peut-être simplement besoin d’un poste de travail quelques jours par semaine.
Mais votre situation peut évoluer.
Un indépendant peut recruter un collaborateur. Une startup peut agrandir rapidement son équipe. Une entreprise peut avoir ponctuellement besoin d’une salle pour accueillir plusieurs personnes.
Il peut donc être intéressant de vérifier si le coworking propose différentes solutions :
- postes individuels ;
- bureaux privatifs ;
- salles de réunion ;
- espaces pour petites équipes ;
- formules plus ou moins flexibles.
Pouvoir évoluer au sein du même espace évite de devoir chercher de nouveaux locaux dès que votre situation change.
Ignorer les conditions de l’abonnement
Enfin, prenez quelques minutes pour vérifier les conditions avant de vous engager.
Regardez notamment :
- la durée minimale d’engagement ;
- les modalités de résiliation ;
- le délai de préavis ;
- les éventuels frais supplémentaires ;
- les services réellement compris dans votre formule ;
- les conditions d’accès aux salles de réunion.
Une offre présentée comme flexible peut parfois comporter davantage de contraintes qu’on ne l’imagine.
Comment bien choisir son espace de coworking ?
Pour éviter ces erreurs, le plus simple consiste à définir vos priorités avant même de commencer vos recherches.
Demandez-vous notamment :
- À quelle fréquence vais-je utiliser cet espace ?
- Quel budget puis-je y consacrer ?
- Ai-je besoin d’un environnement calme ou plutôt dynamique ?
- Vais-je régulièrement passer des appels ?
- Dois-je recevoir des clients ?
- Quels horaires d’accès sont indispensables ?
- Ai-je besoin d’une salle de réunion ?
- Mes besoins peuvent-ils évoluer dans les prochains mois ?
Vous pourrez ensuite comparer les différents espaces sur des critères réellement importants pour vous plutôt que de vous fier uniquement aux photos ou au prix affiché.
En résumé
Choisir un espace de coworking ne consiste pas simplement à trouver un bureau disponible près de chez soi.
Le bon espace doit correspondre à votre rythme de travail, votre activité et vos habitudes.
Avant de vous engager, prenez donc le temps de vérifier la localisation, les horaires, l’ambiance, le niveau sonore, les équipements, les services inclus et les conditions de l’abonnement.Et surtout, lorsque c’est possible, visitez les lieux ou testez l’espace pendant une journée. Quelques heures sur place permettent souvent de repérer des détails auxquels on n’aurait jamais pensé en consultant simplement une offre en ligne.
