Les contrats de service qui définissent les droits et les responsabilités de l’entreprise de coworking et de l’utilisateur sont appelés contrats de coworking. L’assurance juridique de l’entreprise de coworking est également prévue par ce contrat. Si vous exploitez un espace de coworking, vous devez préparer un contrat avec les membres potentiels décrivant les conditions d’adhésion. Dans cet article, nous allons passer en revue les aspects les plus importants d’un contrat de coworking afin que les opérateurs puissent gérer efficacement leurs membres. Ceci étant dit, commençons par cet article.
1. Contrat de service ou de location
La première étape consiste à déterminer si vous allez ou non louer la propriété ou fournir un espace de coworking en tant qu’entreprise distincte. Pour un bref aperçu des distinctions de base entre la sous-location et la location d’un espace de coworking, voici quelques points clés :
Une sous-location est un contrat de location dans lequel le bien est loué à une partie différente. Il s’agit d’un transfert temporaire de la location. Dans la plupart des cas, le locataire est responsable du paiement du loyer en temps voulu et des réparations du bien en cas de problème. Les locataires d’un espace de coworking sont tenus de respecter les termes de leur contrat de location avec le propriétaire. Pour une durée déterminée ou indéterminée, l’accord peut être passé
Sauf stipulation contraire dans votre contrat de bail initial, il est illégal de sous-louer. En général, les locataires ont plus de droits dans le cadre d’un contrat de location, et il peut être plus difficile d’en sortir. La plupart des espaces de coworking n’autorisent pas la sous-location de l’espace.
Les contrats de location sont moins courants que les contrats de service. Vous promettez de fournir des services uniquement aux membres en signant un contrat de service. Dans le monde des affaires, un contrat de service de coworking est similaire à une réservation d’hôtel. Votre espace de coworking et ses ressources sont accessibles à tous.
Une date de début et une date de fin sont requises dans chaque contrat. En tant qu’entreprise de coworking, il vous incombe d’apporter toutes les révisions nécessaires au contrat.
2. Niveaux de service minimums
Les niveaux de service minimums doivent être spécifiés dans votre contrat de coworking comme une condition de votre participation au programme. Les attentes d’un coworker en matière de service sont décrites dans le niveau de service minimum de votre espace.
Entre autres choses, vous pouvez fixer une capacité maximale pour l’espace de coworking. Lorsque vous louez un espace de bureau à une entreprise, il est très important de garder un œil sur ce point. La vitesse d’Internet, le degré d’accessibilité aux salles de conférence et aux espaces de bien-être sont tous inclus dans le niveau de service minimum.
Vos clients s’attendront à ce que vous respectiez votre part du marché. Pour que vos clients soient satisfaits, vous devez tenir vos engagements. Il peut être nécessaire de prévoir des pénalités en cas de non-respect d’un certain niveau de qualité de service. Si vous n’utilisez pas un contrat pré-écrit, vous pouvez consulter un avocat pour vous assurer que votre responsabilité n’est pas engagée.
3. Paiements mensuels et frais
Les contrats de coworking doivent inclure des détails sur les frais et charges mensuels. Tout coût supplémentaire doit être spécifié dans le contrat. Classez les frais dans votre contrat.
Il est essentiel de détailler tous les frais et charges. Assurez-vous que les personnes qui signent le contrat savent quand et combien elles sont tenues de payer. Indiquez clairement ce qui se passe si un paiement n’est pas effectué.
4. Code de conduite
Votre accord de coworking nécessitera un code de conduite. Les espaces seront partagés par des personnes venant d’horizons différents. Ces travailleurs peuvent travailler pour différentes entreprises, et leurs horaires, les visites des clients et autres responsabilités peuvent varier. Établissez un ensemble de règles de base que chacun est censé suivre pour éviter les malentendus.
Une action en justice peut être nécessaire si vous ne parvenez pas à résoudre un problème mineur par vous-même. Le racisme et le harcèlement sexuel ne sont que quelques-unes des raisons pour lesquelles vous pouvez avoir besoin d’un avocat.
Votre contrat de coworking doit expliquer clairement les attentes que vous avez envers vos membres ou locataires. Cela permettra de s’assurer que toutes les personnes travaillant dans votre projet comprennent votre code de conduite.
5. Couverture
Cette information doit être incluse dans votre contrat de coworking. En cas d’événement inattendu, vos clients ont besoin de savoir si vous couvrirez leurs pertes. Un type d’assurance que vous pouvez fournir est l’assurance responsabilité civile.
La limitation de la responsabilité est essentielle dans un contrat légal.
Assurez-vous que votre police d’assurance couvre les biens de l’utilisateur ou qu’il doit s’assurer lui-même.
Vous pouvez les aider à apprendre comment assurer leurs propres biens dans le cadre d’une police que vous aurez établie pour eux. Précisez vos obligations dans le contrat de coworking.
6. Résiliation
Les termes de votre contrat de coworking doivent préciser comment vous pouvez partir. Ce que chaque partie fera en cas de résiliation du contrat doit être spécifié dans le contrat.
Il vous faut un paragraphe de base détaillant les termes du contrat concernant la résiliation.
L’un des aspects les plus importants de votre accord de coworking est la possibilité de résilier un contrat. Vérifiez les règles et règlements avant de vous lancer.
Conclusion
Incontestablement, l’un des éléments les plus critiques de votre entreprise est votre contrat de coworking. Évitez les malentendus et les actions en justice en établissant un contrat écrit.
Un contrat de coworking doit comprendre ces six points. Votre connaissance du contrat de service et de location a progressé, tout comme votre compréhension du niveau minimum de service, des paiements réguliers et des frais, du code de conduite et des options de résiliation.
