Si vous cherchez à louer un centre d’affaires, vous trouverez une variété de bureaux de tailles et de types différents. Diverses entreprises peuvent utiliser les salles individuelles qui sont entièrement meublées par l’opérateur. Dans les années 1980, le concept de centre d’affaires a été introduit pour la première fois en Allemagne par les États-Unis d’Amérique.
Est-il possible de catégoriser un centre d’affaires ?
En bref, les centres d’affaires sont des regroupements d’espaces de bureaux. Un centre d’affaires typique se compose d’un seul bâtiment autonome avec une variété de salles de travail de différentes tailles et destinées à des fins diverses. Trois critères sont utilisés pour répondre aux divers besoins des entreprises :
- Taille
- Installation
- Ameublement
Il dispose d’un emplacement central, de petites salles à louer, de bureaux de direction jusqu’à 50 mètres carrés, et d’une large gamme de services disponibles. Il existe des lieux idéaux pour les réunions, les foires commerciales et les conventions dans les grandes villes, à proximité des centres d’exposition et des aéroports. Les projets peuvent être menés à bien plus rapidement et les délais peuvent être mieux gérés si le design, la fonctionnalité et la technologie sont tous combinés.
Qui a besoin d’un centre d’affaires ?
Pour les petites équipes, les avantages d’un centre d’affaires l’emportent sur les inconvénients. Un tel aménagement de l’espace de travail est avantageux pour les équipes suivantes :
- les PME (entreprises de moins de dix salariés)
- indépendants
- les startups
- les entreprises qui s’engagent dans des actions à court terme comme les séminaires et les conférences.
- Les petits cabinets d’avocats et les conseillers fiscaux peuvent concentrer leurs efforts sur leurs compétences principales, car les tâches administratives sont gérées efficacement par une direction et des secrétariats professionnels.
En choisissant un centre d’affaires, que dois-je garder à l’esprit ?
Afin d’exploiter au mieux le potentiel du centre d’affaires, vous devez d’abord tenir compte de vos propres besoins :
Espace
Lors du choix de l’espace de bureau, il existe différentes catégories avec la taille, l’équipement et les diverses conditions générales correspondantes :
- Les salles de séminaire
- les réunions sont organisées dans ces espaces
- les salles de conférence
- les salles consacrées à un atelier
- un lieu de rassemblement
- Des salles pour Skype sont désormais disponibles
- des installations de télécommunications
- des salles de conférence
Équipement
En fonction des besoins du bureau, diverses options techniques sont disponibles. Parmi les équipements de base, on trouve une imprimante, une photocopieuse, un télécopieur et un téléphone. En outre, l’équipement comprend un WLAN et des projecteurs.
Les vidéoconférences réduisent les frais de déplacement, augmentent le temps disponible pour chaque participant et facilitent la communication de questions complexes sur une longue distance.
Y a-t-il assez de place pour un bureau et une chaise, ou des étagères supplémentaires et des conteneurs de stockage mobiles verrouillables sont-ils nécessaires ? Pendant les heures de travail, les petits plaisirs comme les paquets d’eau, de café ou de thé peuvent être négociés.
Infrastructure
L’infrastructure d’une entreprise est définie par ses heures de fonctionnement et un flux de travail bien structuré. Il est possible de réduire la charge de travail en utilisant un service de courrier et d’écriture. Pour le contact direct avec les clients, le centre d’affaires dispose de ses propres places de parking et est bien desservi par les transports en commun.
En même temps, l’environnement de travail favorable favorise le respect mutuel et la confiance entre collègues, ce qui permet de faire avancer plus rapidement les projets. Il est possible de réserver des heures d’ouverture spécifiques, une utilisation quotidienne ou un service 24 heures sur 24.
En choisissant un centre d’affaires, que dois-je garder à l’esprit ?
Afin d’exploiter au mieux le potentiel du centre d’affaires, vous devez d’abord tenir compte de vos propres besoins :
Offre du jour
En fonction de vos besoins, les centres d’affaires vous proposent diverses offres spéciales. Vous pouvez également choisir de stocker vos propres produits en plus de votre adresse professionnelle si vous avez besoin d’un peu plus de place.
Outre les boîtes aux lettres et les lignes fixes, de nombreux centres d’affaires proposent aussi ces services supplémentaires. Pour trouver des commodités supplémentaires dans les complexes immobiliers, il faut effectuer une recherche approfondie.
Comptabilité
- Tâches propres à la profession de secrétaire (courrier, facturation, présentations)
- une garde d’enfants
- un club de santé
- un service de restauration
- accès à un parking couvert
- une cuisine ou une salle de bain partagée
En outre, un certain nombre de services uniques sont disponibles pour aider à faire face aux rigueurs quotidiennes du travail. Le centre d’affaires peut également fournir des services tels que la comptabilité, la distribution du courrier et un standard téléphonique.
Les frais généraux des centres d’affaires étant très faibles, ils sont beaucoup plus abordables que les propriétés commerciales traditionnelles. Dans tous les cas, il est important de lire très attentivement le contrat de location avant de le signer. Les détails concernant les options de résiliation à court terme et la durée minimale du bail sont essentiels.
Il convient également de noter que le mode de paiement joue un rôle important dans la détermination de la remise. Est-il possible de convenir d’une prolongation automatique ou d’une expulsion en cas de résiliation ? Cela doit être clarifié.
Les entrepreneurs, consultants et autres peuvent également envisager les questions suivantes à la lumière de leur affirmation :
- Considérez la sécurité de vos propres logiciels et matériels ?
- Les articles verrouillés sont-ils couverts par une assurance ?
- Un accès sans obstacle est-il nécessaire ?
- Y a-t-il un code vestimentaire en place dans le complexe où je travaille ?
- Est-il possible d’amener son animal de compagnie dans le complexe ?
- Est-il possible de diviser un espace de travail dans le temps ?
- Y a-t-il un dortoir que je peux utiliser ?
- Y a-t-il des ordinateurs dans le complexe ?
- La façade du bâtiment peut-elle être utilisée à des fins publicitaires ?
- Est-il possible de modifier les locaux ?
- Des logiciels de sécurité (tels qu’un antivirus et un pare-feu) sont-ils disponibles ?
- Savez-vous ce qui est inclus dans le paiement mensuel ?
- Un lien entre les RH et l’entreprise est une option, non ?
Les avantages d’un centre d’affaires
La location d’un centre d’affaires présente un certain nombre d’avantages, notamment la commodité, la réduction des coûts et un emplacement de choix pour les jeunes entreprises comme pour les entreprises établies. En outre, l’entreprise bénéficie des avantages suivants :
- Des coûts fixes qui sont partagés par toutes les parties
- des baux qui peuvent être modifiés (pour les besoins à court terme)
- des logements à faible coût (entreprises comptant jusqu’à 10 employés, travailleurs indépendants)
- une aide financière
- L’infrastructure de l’entreprise est externalisée.
- Équipez-vous des dernières technologies.
- La motivation découle de la culture de l’entreprise.
- Une séparation claire de l’espace personnel et de l’espace professionnel pour les fondateurs.
- Bureau virtuel avec service téléphonique et adresse de représentation.
- La restauration et les repas sont inclus dans le prix.
- Une mise à disposition minute par minute du personnel de service
- L’emplacement/adresse du représentant
- Des économies allant jusqu’à 50 % par rapport à la location traditionnelle d’un bureau.
En outre, à mesure que l’entreprise se développe, il est simple d’ouvrir de petits bureaux dans diverses grandes villes du pays. En fait, cela pourrait être étendu à des collaborations internationales.
